כאשר בוחרים משרד יחסי ציבור, אל תשכחו לשאול שאלות מפתח כמו: תחום התמחות, מיהם לקוחותיהם?, דרכי עבודתם מול לקוחות, מי איש הקשר שלכם?, אילו פעילויות אקטיביות לקידום חברתכם הם יבצעו?, כיסוי גיאוגרפי ועוד… אז נתחיל..
מהו תחום ההתמחות של המשרד ?
(הייטק, תקשורת, צרכנות, וכו') כדאי לדעת את הדברים הללו על מנת להיות בטוח ש משרד יחסי הציבור שאתם בוחרים יתמחה בשווקים ובתחום שאתם פועלים. שאלה זו עוזרת לך לוודא כי משרד יחסי הציבור מכיר את העיתונאים מהשוק שלך.
האם יש למשרד לקוחות מהתעשייה שלנו?
רוב חברות יחסי הציבור, המכובדות ביניהן, יש להן רק לקוח אחד מכל סגמנט / טכנולוגיה מסוימת. זאת משום שתמיד יכול לקרות קונפליקט כאשר מפנים ללקוח עיתונאי אשר צריך כתבה מתחום טכנולוגיה מסוימת.
ישנם משרדי יחסי ציבור המתמחים בתחום טכנולוגי מסוים ואז קורה שהם מייצגים מספר חברות מתחרות. בכל אופן, תמיד כדאי לשאול על מנת לדעת מהי מדיניותם.
מי יהיה איש הקשר עם החברה?
הרבה משרדי יחסי ציבור יש להם נטייה להביא את המנכ"ל לפגישות הראשונות על מנת להרשים את הלקוח ואז להעביר את העבודה לתקציבאי מהמשרד. על מנת לקבל את המקסימום ממשרד יחסי הציבור שלכם, בקשו להכיר את איש הקשר שלכם לפני שהנכם סוגרים הסכם.
בררו מי התקציבאי/ איש הקשר שלכם? האם הוא תמיד יטפל בכם בכל נושא? מה הרקע שלו וניסיונו בתחום? וכמובן, ודאו שיש לכם כימיה טובה איתו משום שאותו תקציבאי יטורטר רבות על ידכם במהלך תקופת החוזה ביניכם. מבחינה אידיאלית, בקשו בעת תיאום הפגישה הראשונית שאיש הקשר שעשוי לקבל את התיק שלכם יגיע לפגישה הראשונה.
איך משרד יחסי הציבור מציג את האסטרטגיה?
אסטרטגיה שנתית והתוכנית השנתית לפעולה - וודאו שמשרד יחסי הציבור שלכם מציג לכם תכנית אסטרטגית שנתית אשר תואמת לתכנית השיווקית שלכם. אם הם אינם מבינים שתכנית יחסי הציבור צריכה להתאים לתכנית השיווקית שלכם – עברו למשרד יחסי ציבור הבא…
שנית, בקשו מהם להגדיר תכנית אסטרטגית חודשית אשר הם יתחייבו להשיגה בכל מחיר (או לפחות ינסו בכל כוחם לעמוד בה). בנוסף, הם צריכים לספק לכם דו"ח חודשי מפורט של מטרות שהושגו לאותו החודש ודו"ח פעילות חודשית עם העתקי הכתבות מהעיתונים שפורסמו הידיעות עליכם.
אולי יעניין אותך גם:
ברוב משרדי יחסי הציבור השירות הזה ניתן כחלק מהחוזה. חשוב לכם לראות היכן מפורסמות הידיעות שלכם ועליכם כאשר מדד האיכות תמיד עולה על הכמות.
עד כמה יצירתי ויוזם משרד יחסי הציבור?
לא תרצו משרד יחסי ציבור אשר יתמקד בידיעות לעיתונות בלבד… משרד טוב יוזם פעילויות נוספות כמו הדרכה לעיתונאים על החברה, תומך בתערוכות שלכם, דואג שדעותיכם יצוטטו בכתבות נושא בעיתונות המקצועית, ויוצר כתבות טכנולוגיות בשמכם.
באותה מידה, אינכם רוצים להתקשר אליהם ולבדוק אם הם עובדים ועל מה?, עליכם לוודא שהמשרד יח"צ יוזם ופועל לטובתכם בכל יום מבלי שאתם תצטרכו לאמר להם מה לעשות אלא שהם יפעילו אתכם עם פעילויות יחסי ציבור יצירתיות לימים רגועים יותר ללא פעילויות שיווקיות מוגדרות ולימים שבהם הפעילות השיווקית בשיאה. בקשו מהם להתחייב לשיחת עדכון שבועית אתכם אשר בה הם ידווחו על פעילותם השבועית עבורכם והיכן הם נמצאים במילוי המשימות החודשיות.
מהו הכיסוי הגיאוגרפי של יחסי הציבור?
ישנם משרדי יחסי ציבור אשר יאמרו לכם שהם מספקים שירותי יחסי ציבור בינלאומיים. זה אומר שיש להם משרדים שותפים במספר מדינות. בררו מיהם המשרדים הללו וודאו שגם הם מתמחים בשווקים שאתם פעילים בהם. ראיינו אותם גם כן, בקשו לראות פרויקטים של יחסי ציבור שהם ערכו בעבר בארצות שהם פעילים בהם ושאתם צריכים שם יחסי ציבור.
כמה אתם גובים תשלום חודשי?
זכרו יחסי ציבור בינלאומיים זהו עסק יקר – אבל אנו עדיין במיתון. הינכם יכולים לנצל את המצב הכלכלי של היום ולקבל מחירים תחרותיים יותר. ערכו סקר, חפשו, קבלו מספר הצעות מחיר ממשרדים שונים והשוו ביניהם, אבל אל תלכו על ההצעה הכי זולה בהכרח.
אם תוכלו לקבל תשובות טובות לשאלות האלו ממשרד יחסי ציבור מסוים, עדיף ללכת איתם ולהוציא את הסכום המעט יותר גבוה ולחסוך אלפים בטווח הרחוק על מאמצים מבוזבזים של יחסי ציבור עם המשרד הלא נכון.
משרד יחסי ציבור לסיום
חשוב לזכור, משרד יחסי ציבור אינו יכול להבטיח תוצאות ודאיות, גם משרד יחסי הציבור הכי טוב אינו יכול להבטיח כיסוי תקשורתי מלא. מה שכן הם יכולים להבטיח זה:
- רשימה של שירותים שהם מתחייבים לתת (ודאו שאתם יודעים מה הם יכולים להציע לכם במדויק)
- תוכנית ליצירת ראיונות רבים עד כמה שניתן עם עיתונאים מהתחום שלכם
ולבסוף, זכרו כי משרד יחסי הציבור שלכם יכולים להיות טובים בדיוק באותה מידה כמו המידע והתכנים שאתם מעבירים להם.
ברגע שאתם בוחרים משרד, עשו את הפעולות הבאות:
- תנו להם סקירה מלאה על החברה, מטרותיה, תכניות שיווקיות ואסטרטגיה, מוצרים וכדומה.
- אמרו להם מיהם המתחרים שלכם ותנו להם מחקר השוואתי המוכיח את היתרונות שלכם על פני המתחרים.
- אם מוצריכם הם מתחום מוצרי הצריכה, תנו להם מוצרים, הם צריכים להכירם כמו את גב ידיהם.
- עדכנו אותם כל הזמן עם ההתרחשויות שקורות בחברה (תחת הסכמי חיסיון) כמו למשל: שחרור מוצרים חדשים, אירועים, תכניות שיווק, תזוזות בכוח אדם וכל שינוי אחר.
משרד יחסי ציבור אחראי על תכנון אסטרטגיות לפרסום. כתיבה והפקה של מצגות והודעות לעיתונות. טיפול בפניות מהציבור, העיתונות וארגונים קשורים. ארגון והשתתפות באירועי קידום מכירות כגון מסיבות עיתונאים, ימים פתוחים, תערוכות, סיורים וביקורים
הבנת קהל היעד הוא החלק החשוב ביותר בכל אסטרטגיית יחסי ציבור מוצלחת. ערכו את המחקר שלכם ותזהו את הנתונים הדמוגרפיים של הלקוח האידיאלי